「ビジネスメール実態調査2017」発表

一般社団法人日本ビジネスメール協会（代表理事：平野友朗、所在地：東京都千代田区）は、2017年6月2日（金曜）に、仕事におけるメールの利用状況と実態を調査した「ビジネスメール実態調査2017」を発表いたします。ビジネスメール実態調査は、仕事で使うメールの利用実態を明らかにすることを目的として、仕事でメールを使っている人を対象に、2007年から11年連続で行なっている日本で唯一のビジネスメールに関する継続した調査です。仕事でどのようにメールが利用され、どのような課題があるのか、ビジネスパーソンが直面しているメールコミュニケーションの現状について調査を行いました。

 

「ビジネスメール実態調査2017」調査結果

http://businessmail.or.jp/archives/2017/06/02/7246

 

【ビジネスメール実態調査2017の総評】

■仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位は「メール」（99.08%）

「メール」、「電話」、「会う」の3つが、仕事で主要なコミュニケーション手段だといえます。この並び順は、2011年から変わりません。「テレビ会議／電話会議／ウェブ会議」（20.54%）の利用も増えています。2016年は「テレビ会議」でした。「LINE」は、2016年の15.93%から3.49ポイント増えて19.42%。仕事で使うコミュニケーション手段は多様化しており、管理するツールは増えています。相手や目的に応じて手段を使い分け、効率よく使うことが求められています。

 

■仕事でメールの送受信には約半数の人が「パソコン」と「スマートフォン（iPhoneなど）」を併用

仕事でメールの送受信に利用している主な機器は、「パソコン」のみを選択した人は36.95%、「スマートフォン（iPhoneなど）」のみを選択した人は2.76%で、仕事でメールの送受信に利用される機器は「パソコン」が主流であることが分かります。「パソコン」と「スマートフォン（iPhoneなど）」の両方を選択した人は49.02%で、約半数の人が併用しています。

 

■仕事でメールの送受信に使用している形式は「テキスト形式」が6割を超える

仕事でメールの送受信に使用している形式は「テキスト形式」（68.27%）が6割を超えています。「HTML形式・リッチテキスト形式」（23.51%）の利用者は、メールを送った相手が「テキスト形式」を利用している可能性があることを考慮して、「HTML形式・リッチテキスト形式」特有の装飾表現がなくても正しく伝わるメールを書くべきだといえます。

 

■仕事で1日の平均通数は送信「12.62通」、受信「39.28通」

■役職が高くなるにつれて通数が増える

送信通数よりも受信通数の方が多い傾向にあります。役職別では、役職が高くなるにつれて通数も増え、送信通数が最も多いのは「課長クラス」、受信通数が最も多いのは「部長クラス」です。「残業が多いと感じることがある」人の方が、「残業が多いと感じることがない」人よりも、送信と受信ともに1日の平均通数は多いという結果が出ました。

 

■仕事のメールを確認する頻度は「1日に10回以上」（47.93%）が最多

■毎日メールを確認するのが一般化

「1日に10回以上」（47.93%）、「1日に4～9回」（29.69%）、「1日に2～3回」（19.04%）、「1日に1回」（2.13%）を合計すると、1日に1回以上メールを確認している人は98.79%です。仕事では毎日、メールを確認することが当たり前になっていると考えられます。

 

■7割を超える人が「1日（24時間）以内」に返信がこないと遅いと感じる

返信がこないと遅いと感じるのは、「1日（24時間）以内」（37.95%）が最も多く、7割を超える人が「1日（24時間）以内」に返信がこないと遅いと感じることが分かりました。「2日（48時間）以内」だと92.11%です。返信は「1日（24時間）以内」が望ましいでしょう。

 

■メールを1通作成するのにかかる平均時間は6分

■役職別では「部長クラス」が平均5分と最速

6割を超える人が1通あたり5分以内で作成していることが分かりました。平均時間は6分です。一方で、1通作成するのに10分以上かかっている人は25.01%います。役職別では、「部長クラス」が平均5分と最も速く、「残業が多いと感じることがある」人は7分、「感じることがあまりない」人は6分でした。メールを作成する過程は可視化されにくく、費やしている時間も把握されにくいのが特徴です。生産性を落としている原因が、メールの使い方にある可能性を考慮し、メールの使い方や作成時間を見直す必要があります。

 

■自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超える

■最多の不安は「正しく伝わるか」（68.36%）

自分のメールに不安を抱くことが「よくある」（13.53%）と「たまにある」（57.87%）の合計が71.40%で、7割を超える人が自分のメールに対して何らかの不安を抱いていることが分かりました。自分のメールに抱く不安の内容は「正しく伝わるか」（68.36%）が最も多く「誤字や脱字はないか」（55.15%）、「宛先が間違っていないか」（44.27%）、「不快にさせないか」（42.34%）、「敬語が間違っていないか」（38.60%）が上位5項目です。

 

■38.49%の人が、過去一年間に仕事でメールの失敗をしたことがある

■自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（43.82%）

過去一年間に仕事でメールの失敗をしたことが「よくある」（2.67%）と「たまにある」（35.82%）の合計が38.49%で、4割近い人が何らかの失敗をしていることが分かりました。自分がした失敗の第1位は「添付ファイルの付け忘れ」（43.82%）で、4割以上が経験しており、起こる可能性の高い失敗であるといえます。

 

■6割を超える人が、受け取ったメールに失敗を見付けている

■見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.95%）

過去一年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見付けたことが「よくある」（9.60%）と「たまにある」（54.15%）の合計が63.75%で、6割を超える人が受け取ったメールに失敗を見付けています。見付けた失敗の第1位は「誤字や脱字」（50.95%）で、目に留まりやすい失敗といえます。

 

■4割を超える人が、仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある

■不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（35.59%）

過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことが「よくある」（4.09%）と「たまにある」（38.50%）の合計が42.59%で、4割を超える人が不快に感じたことがあると分かりました。不快に感じた内容の第1位は「質問に答えていない」（35.59%）です。質問に答えていないことは、送信者の立場では比較的、軽視されがちですが、受信者の立場では失敗として認識されやすく、さらに不快感にもつながることが分かりました。

 

■9割の人が、会社でビジネスメールの社員研修を受けていない

会社でビジネスメールの社員研修が「ある」（10.31%）人は1割で、9割の人が研修を受けていないことが分かりました。普段、仕事でメールを使えていても、その使い方が間違っていて、失敗をしていたり、相手を不快にしていたりする可能性があります。メールの失敗や不快感は相手が指摘しない傾向にあるため、自らが危機感と問題意識を持たないかぎり、メールの問題は改善されません。働き方改革を推進するためにも、メールの業務改善は必須であり、メールを使う全ての人に、メールの教育は必要だといえます。

 

■残業が多いと感じている人は45.43%

残業が多いと感じることが「よくある」（19.54%）と「たまにある」（25.89%）の合計が45.43%で、約半数の人が、残業が多いと感じていることが分かりました。

 

【調査の概要】

調査目的：仕事におけるメールの利用実態と課題を把握

調査対象：仕事でメールを使っている方

調査期間：2017年4月1日から2017年4月30日

調査方法：インターネット回答方式

調査実施機関：株式会社アイ・コミュニケーション

有効回答数：2,395

 

【調査項目】

Q1：仕事で使っている主なコミュニケーション手段（複数回答可、最大5つまで）

Q2：仕事でメールの送受信に利用している主な機器（複数回答可）

Q3：仕事で利用しているメールソフト（複数回答可）

Q4：仕事でメールの送受信に使用している形式

Q5：仕事で1日に送受信しているメールの平均通数

Q6：仕事のメールを確認する頻度

Q7：メールのデスクトップ通知をONにしているか

Q8：いつまでに返信がこないと遅いと感じるか（急ぐ場合を除く）

Q9：メールの返信が遅れてしまうこと

Q10：返信が遅れてしまう理由（複数回答可）

Q11：メールを1通作成するのにかかる平均時間

Q12：受け取る添付ファイルの「容量が大きい」と不快に感じること

Q13：「容量が大きい」と不快に感じるのは何MB以上か

Q14：パスワードをかけたファイルとパスワードを一緒に送ったこと

Q15：自分のメールに不安を抱くこと

Q16：不安の内容（複数回答可）

Q17：過去一年間に仕事でメールの失敗をしたこと

Q18：自分がした失敗の内容（複数回答可）

Q19：自分の失敗を指摘されたこと

Q20：過去一年間に仕事でメールを受け取り、失敗を見付けたこと

Q21：見付けた失敗の内容（複数回答可）

Q22：相手の失敗を指摘したこと

Q23：過去一年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたこと

Q24：不快に感じた内容（複数回答可）

Q25：不快感を相手に指摘したこと

Q26：仕事で英文メールを書くこと

Q27：会社でビジネスメールの社員研修

Q28：残業が多いと感じることはあるか

 

メディアの方には、全調査項目の調査結果をご提供しております。

役職別の集計などにも対応しております。

詳細はお問い合わせください。

 

【一般社団法人日本ビジネスメール協会について】

一般社団法人日本ビジネスメール協会（代表理事：平野友朗、所在地：東京都千代田区）は、日本で唯一のビジネスメール教育専門の団体です。ビジネスメールを中心としたコミュニケーションや業務推進における、さまざまな課題に取り組み、講演や研修、コンサルティングなどを通じてビジネスメール教育を提供しております。ビジネスメールの教育に特化した豊富な実績と経験を活かし、官公庁や企業、団体、学校などに対して最適なサービスを提供しています。独自に開発したビジネスメールの専門プログラムと、ビジネスメールを使った実務および講演の経験豊富な講師陣を有し、多様なニーズに柔軟に対応いたします。メールを中心としたコミュニケーションの改善による、生産性向上、業務改善の実現をサポートいたします。

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会

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ビジネスメールの教科書

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※ビジネスメールの各種セミナー開催中

 

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会

［代表者］代表理事　平野友朗

［設立］2013年9月20日

［事業概要］ビジネスメール教育者の育成、ビジネスメール教育者の認定

［所在地］〒101-0052　東京都千代田区神田小川町2-1 KIMURA BUILDING 5階

［URL］http://businessmail.or.jp/

［調査実施機関］株式会社アイ・コミュニケーション（ http://www.sc-p.jp/ ）

 

※本調査結果を引用する場合は必ず出典を明記してください

※本調査結果を引用、利用される場合は事前にお問い合わせください

※一般社団法人日本ビジネスメール協会は日本で唯一のビジネスメールの教育者を養成する専門機関です

※「ビジネスメール」と「ビジネスメールコミュニケーション」は株式会社アイ・コミュニケーションの登録商標です

 

【本件に関するお問い合わせ先】

一般社団法人日本ビジネスメール協会

［電話］03-5577-3210　

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