100校以上が導入する留学生向け管理システム『WSDB』が出入国管理庁『電子届出システム』の一括申請に対応

 株式会社One Terrace（本社：東京都千代田区、代表取締役 石中 達也、以下「当社」）が販売している留学生向けクラウド管理システム『WSDB』が、出入国管理庁の電子届出システムで所属機関が提出する出入国管理及び難民認定法第１９条の１６及び第１９条の１７に基づく届出（以下「中長期受入届」）の一括申請に対応しました。

　コロナ禍で留学生の入学が不規則になるなかで、学生の入学、退学に合わせて日本語教育機関が、出入国管理庁に提出していた中長期受入届の作成回数が増加し、事務的な負担となっていました。

　それらの作業をオンラインで行える「電子届出システム」を出入国管理庁が公開し、教育機関側は提出を簡素化できるようになりましたが、一括申請を行うための取込データを作成するエクセルは、他システムとの連携が難しく、また学校側が作成する際も、エクセルの制限により、効率よく学校が所持するデータを活かす事が出来ない状態でした。

　そこでWSDBでは、出入国管理局が提供しているエクセルを介さずに、一括申請用の取込データを作成できるよう開発を進めてきました。
　この機能により、WSDBに入力した情報を直接「電子届出システム」に取込むためのデータに変換していただけるようになり、教育機関の作業コストを大幅に削減することができます。

　現在は、中長期受入届の提出頻度が多い事が負担となっていますが、アフターコロナでは、現在の出入国管理庁が提供しているエクセルでは、大量の学生の提出データを作成することにかかる事務的な負担が問題となってくると考えておりますので、WSDBをご利用いただくことで、コロナ禍、コロナ後どちらでもオンラインでスムーズに作業を行うことができるようになります。

　WSDBでは、今後も日本語教育のデジタル化を推進していけるよう、先進的な取り組みを行ってまいります。

＜WSDBの関連サイト＞
WSDBメインサイト　https://wsdb.jp/
大学用WSDB-Uサイト　https://daigaku.wsdb.jp/
専門学校用WSDB-Tサイト　https://senmon.wsdb.jp/

＜WSDBの主な機能＞

■各種出入国管理庁報告書類
中長期受入届、中長期受入届（オンライン申請用）、活動機関の届出、半年毎出席率報告、課程修了者に対する日本語能力報告、単月出席率5割未満者報告、退学者に係る報告

■在学生用スマートフォンアプリ
　学生用スマートフォンアプリを提供しています。学生はアプリを使う事で、「ビザ情報」「住所」「アルバイト情報」の変更を学校に連絡できます。学校は学生からきた連絡内容を元に、確認・修正を行い、システムに反映させることができます。
　その他「学生証」「出席状況確認」「面談確認」「在籍クラス確認」などの機能を使う事ができます。

■留学申請者管理機能
　今後増加すると思われる現地から直接入学する学生の留学申請業務をスムーズに行うことができます。

■在留期間更新管理機能
　システムに登録されている情報を元に、在留期間更新を簡単に行うことが出来ます。

■出欠管理機能
　各クラスごとに、時間割を設定し、出欠を取ると学生の科目ごとの出欠状況がリアルタイムで簡単に確認できるようになります。
　リアルタイムにわかるため、誰が欠席しているかなども簡単に事務局で把握し、学生に連絡を取ることができます。

■学生管理機能
　学生の在籍状態、入国日、入学日、卒業予定日、卒業日、ビザ情報、アルバイト情報、エージェント情報などを管理できます。
　学生の氏名に関してはローマ字、漢字、現地語、ニックネームという4種類で入力や検索ができます。
　学校で自由にお使いいただけるフリー項目があり、入力内容を検索することで、希望の学生がすぐ取り出せるようになります。

■試験管理機能
　内部試験、外部試験、日本語能力試験、日本留学生試験を分類して管理できます。
　試験の項目や配点などは学校様で細かく設定できるため、どのような試験でもシステムで入力枠を作成し、記録することができます。
　また、検索は試験毎に行えるので、試験の分析に使える基礎データを簡単に取り出すことができます。

■成績管理機能（日本語学校用）
　成績評価項目を学校側で自由に設定することができます。1名の学生に対して何度でも成績評価を入力することが可能です。

■成績管理機能（大学・専門学校用）
　入力した試験結果を元に、学校様で設定した「S」「A」「B」「C」「D」などの段階成績評価を自動で判定します。また個別に変更がある場合は、直接入力で修正することが可能です。
　GPAにも対応しており、評価ごとのGPAを入力していただければ、自動的にGPAが成績表に出力されます。（単位計算方式、時限数計算方式に対応）

■面談管理機能
　学生の面談記録を残すことができます。面談内容はカテゴリごとに分類され、検索で取り出すことが出来ます。

■資格管理機能
　学校側で資格マスタを作成し、学生が取得している資格を管理することができます。

■奨学金管理機能
　1名の学生に対して、現在申請中の奨学金を割当て、申請状況を管理することができます。
　応募に関する管理と、受給がいつまで行われるかなども管理することができます。

■入金管理機能
　学校側で学生に請求する費用項目を自由に設定することが出来ます。請求書の発行に加え、入金状況が一目でわかるように色で管理できるようになっています。

＜会社概要＞
●株式会社One Terrace
One Terraceは、「世界を越えて人々を繋ぎ、輝く機会をつくる」ことを理念に、2016年8月ベトナムで創業しました。2017年4月に日本法人を設立後、2019年5月にミャンマー法人も設立し、ベトナム、ミャンマーで日本語教育を行うとともに、アジア諸国から日本への就業支援を行う事業を手掛けております。
また、就労ビザの取得・管理を簡易化し在留資格許可率を高める人事管理システム「Work Visa」を開発、外国人雇用の促進に向け、知識不足による誤った雇用のリスクを軽減し、行政書士との連携も行えるサービスの提供をしております。
これからも、海外での日本語教育・就業支援、企業研修など外国人社員が日本で活躍する為のプラットフォームの開拓者でありたいと考えております。
 

会社名  株式会社One Terrace
代表者  代表取締役　石中達也
設　立  2017年4月7日
資本金  4,625万円
所在地  東京都千代田区岩本町1-9-2　BizSQUARE 神田 3F
有料職業紹介  許可番号12-ユ-309282
登録支援許可番号  申請番号 19登東労三-000517
ＵＲＬ  https://oneterrace.jp/