スマートフォンやタブレットに最適な電子ドキュメントを作成　-　読み手や目的に合わせて表示を切り替え可能

ハイテクノロジーコミュニケーションズ(東京都文京区、代表取締役：岡村克也、以降HTC)では、近年普及が著しいスマートフォンやタブレッド向けに、電子ドキュメントの特長を活かした各種ドキュメント作成のサービスを開始しました。
このサービスにより作成する電子ドキュメントは、紙媒体で提供するドキュメントでは一種類の見せ方しかできなかった情報を、読み手や利用シーンに合わせて切り替えながら見せることが可能になります。

http://www.htc-inc.co.jp/lp/e_doc.html


【背景】

HTCでは1983年の設立時から読み手にとってわかりやすい、理解しやすいドキュメントを作成するために、様々な技術を学んできました。そのなかで「紙媒体で提供するドキュメント」の課題として、ドキュメントの想定読者層を限定しなければならないということがあり、この課題をクリアすることはHTCの一つの目標となっていました。
今回、スマートフォンやタブレットの急速な普及とそれらの企業側の積極的な活用という環境が整い、5月より「紙媒体のドキュメントの課題」をクリアする電子ドキュメントの提供を開始することにしました。
単にスマートフォンやタブレットに表示するだけ、ハイパーリンクがあるだけ、動画が組み込めるだけの電子ドキュメントとは一線を画したものとなっています。

http://www.htc-inc.co.jp/lp/e_doc.html


【読み手のために一歩進んだ電子ドキュメント】

(1)操作マニュアルの場合

高機能化が進んだ家電製品のマニュアルは、多くの情報が盛り込まれているために、シルバー層など「必要な機能だけ使いたい」と思う人たちには、「読みにくい」、「情報が見つけにくい」、「不要な情報が多すぎる」ものになっていました。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、すべての情報を含んでいながら、読み手にとって必要な情報だけが表示されるマニュアルを作成することができます。

(2)業務マニュアルの場合

管理職・一般職・新入社員・契約社員・アルバイトやパートなど職位の違いや、各自の所属する部門によって、担当する業務内容が異なります。そのため、それぞれの人に適したマニュアルを提供するためには、必要な種類だけ別々にマニュアルを作成しなければなりませんでした。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になる業務全体のマニュアルを一つ作成しておけば、そこから読み手にとって必要な情報だけが表示されるマニュアルを作成することができます。

(3)コンプライアンスハンドブックの場合

同じ企業でも業務内容や職位等により、気をつけるコンプライアンスリスクが異なります。そのため事例を載せても、「うちの部署では合わない」、「関係のないものを読まされる」といった問題がありました。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になるコンプライアンスハンドブックを一つ作成しておけば、そこから読み手に適したコンプライアンス情報だけを提供できるので、コンプライアンス意識向上の効果が高まります。

http://www.htc-inc.co.jp/lp/e_doc.html


【情報提供する人の負担を増やさない電子ドキュメント】

従来、読み手ごとに適したドキュメントを提供するには、複数のドキュメント作成が必要になります。それは作成負荷の増加とコスト増加につながります。
また内容の一部に変更や修正があった場合、すべてのドキュメントに変更や修正の作業が発生するため、メンテナンスの負担も大きいものとなります。
HTCが提供する電子ドキュメントでは、元になるドキュメントを一つ作成しておけば、作成負担やコストを増やすことなく、読み手ごとに適したドキュメントを提供することができます。
また、変更や修正があった場合でも、元のドキュメントを直すだけで済むため、メンテナンスの負担も増えることがありません。

http://www.htc-inc.co.jp/hanbai/comp_calendar2012.html


■ハイテクノロジーコミュニケーションズ株式会社について

1983年設立の各種文書作成の専門会社。NTT、富士通、リコー(組織名、敬称略）他、数多くの上場企業に対して、社内外向け文書作成の受託、作成ノウハウのコンサルティングを実施する。常に「読み手からの視点」にこだわり、企業のわかりやすく、伝わる情報づくりを支援している。
また、コンプライアンス関連では、コンプライアンスハンドブックなどの作成支援のほか、年間定額で企業のコンプライアンス推進活動に役立つツールや素材を提供するサービスを実施している。

■各種サービスについて

操作マニュアル作成/コンサルティング：http://www.htc-inc.co.jp/lp/product.html
業務マニュアル作成/コンサルティング：http://www.htc-inc.co.jp/lp/gyoumu.html
eメール回答スキルアップサービス：http://www.htc-inc.co.jp/lp/email.html
コンプライアンス年間支援パック：http://www.htc-inc.co.jp/member/index.html
コンプライアンスポスター制作サービス：http://www.htc-inc.co.jp/lp/compliance_poster.html
コンプライアンスマニュアル作成：http://www.htc-inc.co.jp/lp/compliance.html
コンプライアンスハンドブックイージーオーダーサービス：http://www.htc-inc.co.jp/lp/easy_order.html
情報セキュリティ報告書作成：http://www.htc-inc.co.jp/lp/isr.html