コラボレーションソフトウェア最前線(1)～システムの力を借りて能動的な職場環境を作る～

本連載では「コラボレーションソフトウェア」を中心に現代を生きるビジネスマンや企業の苦悩、これからの時代にマッチしたモバイル・スマートフォン・タブレットなどを活用した新しいワークスタイルに関する提案などを解説してきた。今回はシステムの力を借りてより能動的な職場環境、働き方へとシフトチェンジしていくことの重要性について考えて行きたい。

■「連携」ではなく「連動」。人を巻き込む力の重要性
企業では当然ながら色々な人が働いている。すごく仕事のできる人もいれば、そうでない人もいる。人を上手く巻き込んで仕事をすることが得意なタイプもいれば、上手く人にお願いをできない職人タイプもいる。
上手く人にお願いをできないタイプの人は、一人の方が楽だし効率的だからと、一人で仕事をこなす傾向がある。
しかし「会社」で働いていくことを考えると、その考えはあまり得策ではないし、限界があるだろう。また、業務が多様化しビジネス環境が刻々と変わりゆく現代では全く別の畑にいる人を上手に巻き込んで業務に取り組まなくてはならない場面も多々ある。

この【人を巻き込む力】は、近年のビジネスでは特に重要なコミュニケーション能力のひとつになっているのではないだろうか。

■人を巻き込みづらい、現代の職場環境
【人を巻き込む】ことを得意とする人もいれば、不得意な人もいる。
「自分の専門外の業務だけれど、誰に相談したら良いのかわからない、仕方がないから自分でこなすか…」
こうしたシーンは、どの分野の職業でも少なからず経験があるはずだ。しかしこれでは自身の業務を圧迫することになる上、専門外の業務であれば高いパフォーマンスも望めないだろう。
最近はこうした傾向を加速させるかのように「人を巻き込みづらい」職場環境になっているような気がしてならない。
ベンチャー企業や新規の事業部の立ち上げから成長の過程を例に考えてみよう。
何か新しい事業や業務を開始しようとしたときは、ほとんどの場合が少人数からのスタートとなるだろう。職種・役職関係なく机を並べ、日常的に顔を合わせてコミュニケーションを取っていると「仲間意識」も高くなり、お互いの能力を理解し自然と業務をサポートし合える関係が出来ている。こうした環境では業務に関する相談・業務改善の機会などが多く生まれている。
しかし事業が成長し軌道に乗り始めると机どころかフロアも時には拠点すらも離れてしまう場合があるだろう。日常的に顔を合わせたコミュニケーションの機会は減り、業務に関する相談機会も同じように減ってしまう。
顔を合わせてコミュニケーションを行ってきた人達にとっては、違和感を覚える環境の変化ではないだろうか。唯一の顔を合わせる機会である定期的な会議の場で今までのようなコミュニケーション機会が得られるかというと、そうでもないはずだ。

こうしたコミュニケーション機会の喪失は、小さなことかもしれないが積み重なっていくことで企業の成長機会・危機回避の機会を逃すことになっているのではないだろうか。

■自身の能力＋仲間の叡智、社員同士を高め合う環境づくり
先に述べた通りのコミュニケーション機会を喪失してしまった職場環境のままでは企業の成長機会・危機回避の機会を逃すという事態を招いてしまう。
個人個人が「人を巻き込む」力を高めていくだけではなくコミュニケーションの中から仲間の叡智を吸収し、互いに高め合える環境が必要なのではないだろうか。
IBMはこの環境づくりの手段の1つとして「リアルな環境で喪失してしまったコミュニケーションの場をシステムの力を借りて取り戻す」という方法を皆さんにご提案したい。

■変わりゆくコミュニケーションの形
コミュニケーションとは人と人の意思があって初めて成り立つものである。そこへシステムを介入させることでどんな効果が得られるのか、疑問に思われている方もいるかもしれない。実は皆さんはすでに体験済みの”ごく身近なこと”と同じことなのである。

インターネットも携帯電話もない時代。人々のコミュニケーションのほとんどが顔を合わせて取られるものだった。
それがインターネットの出現・携帯電話の普及により顔を合わせずともコミュニケーションできるようになった。近年はソーシャルメディア・スマートフォンの普及で、さらにコミュニケーションを取り巻く環境は大きく変わった。

実際にデジタイルネイティブと呼ばれる若い世代では、四六時中どこにいてもお互いの様子を知らせあい、友達とのつながりを実感する時代なのだ。
私たちはこうした環境の変化を、時に戸惑いながらも受け入れ、ソーシャルメディアやスマートフォンを使いこなして生きている。

このようにコミュニケーションの形が時代と共に変わってきたのは、テクノロジーの力によるところが大きいのではないだろうか。
ビジネス以外のシーンでは、こんなにもコミュニケーションの新しい形が受け入れられているのだからビジネスシーンでも受け入れられないはずがない。

■人が見えるシステム、人がつながるシステム
ビジネスシーンで新しいコミュニケーションを実現する「協力者」として着目頂きたいのが「社内システム」である。

企業で働く全ての人は、毎日「社内システム」を使って業務を行っている。現代人の働き方の変化に寄り添って、この社内システムも日々進化を遂げている。この点については、日々社内システムを使いこなす方は実感・体験としてお持ちではないだろうか。
社内システムであるコラボレーションソフトウェアに搭載されている”社内ソーシャル機能”。全社員のビジネスカードが登録されており、どの部署にどのような人がいるのか一目瞭然だ。

例えば、新規事業の営業部で新たにお客様向けのWEBページを作成しなければならなくなった場合。「営業部には制作に詳しい人材がいなくて困ったな～」という時は、こうした機能を使って社内の適任者を探し当てることが可能だ。各社員の所属やポジションも登録されているため、探していた人材が見つかった場合は、その上司にコンタクトを取って相談することも可能である。
逆に、上の例でいうところの”適任者”側（制作や技術サポート）では、様々な営業から同じような案件の相談や問い合わせが重なり、自分の本来の業務に支障が出ているというケースもよくあるだろう。そうした場合は、コラボレーションソフトウェアに搭載されている「ブログ」を使って、相談事例の対応履歴を記事として書き込んだり、よくある問い合わせを「フォーラム」や「wiki」という機能を使って記録することで、営業から直接届く相談に振るいをかけることが可能だ。事前に情報をシェアしておくことで、読めば解決すること、しないことを営業側で判断してもらうことができる。
すでに前例のあるプロジェクトは社内システムに記録し、情報を蓄積していくことで後々の現場の負荷が軽減されるだけでなく、営業側でもこうした社内のナレッジから学び手探りではない業務の進め方ができるようになる。

このようにコラボレーションソフトウェアの機能を活用することで、今まで知らなかった社内の人とその人が持つ情報を「知り」、そして「つながる」ことができるようになるのだ。
リアルにコミュニケーションを取れる機会は減っても、それに成り代わる、さらにはリアルなコミュニティを大きく上回る世界がすぐそこに広がってきている。

■コラボレーションソフトウェアが変えた、社内システムの価値
本連載で取り上げている「コラボレーションソフトウェア」は、日々進化を遂げている「社内システム」のひとつである。コラボレーションソフトウェアの特徴と言える「業務のモバイル化」「企業内ソーシャル」は、人と人とをつなぐだけではなく、人と人とをよりプロアクティブに、能動的な働き方を促すものとなっている。
社内ソーシャルでつながった人はTwitterやFacebookのように相互フォローの関係になるため、自分のタイムライン上で今まで会話すらしたことがなかった人たちの業務状況や情報などを知ることができる。また、そのような情報に対して自分の意見や感想などを簡単に付けることもできる。
こうした新しい社内コミュニケーションでは予想をはるかに超えた有益な情報を得るチャンスがあるかもしれないし、自分自身が有益な情報を発信して社内の評価を得るチャンスとしても十分に考えられるだろう。今まで個人や部署に閉じ込められていたアイデアや情報が「社内ソーシャル」で全社へと開かれることになる。これはコラボレーションソフトウェアが新しく見出した社内システムの価値なのではないだろうか。

■社員の能力を伸ばす、システムの可能性を広げる
社内システムは社員同士の能力を高め合う重要なツールになっていることを少し感じていただけたのではないだろうか。社員を教育し各々の努力で能力を伸ばしてもらうことも大事だが、そうした個人の努力をサポートできる環境づくりが会社には求められている。
社員の能力を伸ばすにはシステムの面での環境づくりが必要。そして両者の相乗効果が会社の可能性を広げていくと言えるのではないだろうか。

次回は具体的にどのような視点で環境を整え、ツールを活用して行けばよいのか？ 最も重要と思える多く社員にとって最適な社内システムの選び方・見直し方について解説をしていきたい。


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