コラボレーションソフトウェア最前線(2)～「加速」するワークスタイル環境へ。社内システム改革、はじめの一歩～

前回の記事では、コミュニケーション機会の喪失が、人を巻き込みにくい職場環境を作っていること、そして対面のコミュニケーション機会に成り代わるものとして「コラボレーションソフトウェア」を活用する方法について解説をした。今回は、変わりゆくワークスタイル環境と変わらない社内システムの歪みが生む課題から「具体的にどのような視点で環境を整えて行けばよいのか？」多くの企業、多くの社員にとって価値のある“社内システム改革”について解説をしていきたい。

■変わりゆく“ワークスタイル環境”
私たちビジネスマンを取り巻く「ワークスタイル環境」は大きく変化をしている。
勤務時間や勤務場所など、業務形態は多様化が進んでいる――特に2011年の震災以降は、場所に縛られずに仕事をする「ノマドワーカー」や「在宅勤務」といったキーワードをよく耳にするようになった――。
また部署、会社単位では達成できない業務が増え、社外、場合によっては国外の人と日常的にコンタクトを取りながら業務を進めるケースも多いのではないだろうか。
ワークスタイル環境が変化している背景としては、企業のグローバル化、どんな市場においても市場変化のスピードが速くなってきたこと、それぞれの業務に対して高い専門性が求められることが理由として挙げられるだろう。
こうした業務形態・内容の変化により、日々 受け取る情報・発信する情報の量が増え、情報過多の状況に悩まされている方も多いのではないだろうか。氾濫する情報・業務は従来型のワークスタイルでは処理しきれず、ビジネスマンを取り巻く環境は、ますます “雑多” で “忙しい” 環境へと悪化している。

このような環境をビジネスマンも我慢して受け入れているだけではない。様々な情報紙や情報サイト、書籍などで「業務効率化」がテーマとして取り上げられ、スマートフォンやタブレットの業務効率化アプリが人気を集めていることからわかるように、“忙しすぎるビジネスマン”は、変わりゆくワークスタイル環境への対応に取り組んでいる。特に、デジタルを活用したコミュニケーションを得意とする、「デジタルネイティブ世代」と呼ばれる20～30代前半のビジネスマンは、モバイルやソーシャルを積極的に活用し、業務に役立てている。

■取り残されていく、社内システム
一方、会社での業務を支える「社内システム」の状況はどうだろうか。
十年前には最新だった社内システムも、進化をさせないと古くなってしまう。本来、社内システムというのは自社の業務効率化を目的として導入されているが、目まぐるしく変わるワークスタイル環境の中で、多くの企業では社内システムが取り残された状況となっている。
市場がスピード感を持って変化を続け、さらに業務内容も変化を遂げている。このような状況で「取り残された」社内システムは、企業にとって大きなリスクと言える。
「とは言っても、社内から苦情も意見も出ていないし、まだ現状維持で大丈夫ですよ。」という考えは禁物。早いスピードで変化をし続ける市場では「現状維持＝時代遅れ」となってしまうからである。

■キーワードは「加速」。脱・従来型ワークスタイル
現在のワークスタイル環境の変化から社内システムの課題を整理し、従来型ワークスタイルから1日も早く脱さなければならない。ここで、解決しなければならない “課題”を少し整理してみよう。

1）縦型情報伝達の限界
これまで、上司・部下間のコミュニケーションにより成り立っていた情報伝達は、業務の多様化によりそれだけでは不十分な状況となっている。様々な方向で情報伝達・収集を行える環境でなくては、スピード感と専門性を合わせ持って業務に対応することができない。

2）イノベーションの醸成
企業は常にイノベーションを行わなければ、目まぐるしく変化する市場に対応できず「時代遅れ」となってしまう。また技術や製品寄りのイノベーションだけでは、ユーザーのニーズは満たせないだろう。
真のニーズを知る、一般社員やユーザーの意見を日常的に吸い上げる＝イノベーションを醸成させる環境は、企業の成長には欠かせない存在だ。

3）若者のコミュニケーションスタイルの変化
先にも解説した通り「デジタルネイティブ世代」は、モバイルやソーシャルをプライベートでも仕事でも活用している。彼らは、従来型の情報伝達や対面のコミュニケーションでなくとも、情報を収集し、知識を吸収し、学ぶ力を持っている。彼らの“やり方”に適応したプラットフォームがこれからの会社を動かす基盤となることは確かだろう。
また、これから数年の間に企業の“生き字引”とも言える「団塊世代」が次々と退職を迎える。彼らの知識継承は最重要課題であり、暗黙知を「簡単」に形式知として共有できるプラットフォームが求められている。

この課題解決のキーワードとなるのが「加速」。目まぐるしく変化する市場で、スピード感を持って情報を収集し、アイディアを収集し、ナレッジを共有していく―その動きを「加速」させるワークスタイル環境づくり（＝システム改革）が必要なのだ。

■「加速する」ワークスタイル環境～システム改革、はじめの一歩～
では具体的に「システム改革」をどういったことから始めてみたらよいのだろうか。
先にも述べた、「取り残された 社内システム（グループウェア）」の見直し、つまり移行（マイグレーション）・導入の検討から始めてみてはどうだろうか。
コラボレーションソフトウェア市場を先導し、早くから「加速」させるワークスタイル環境づくりを実践し、推進しているIBMでは社内システムの移行・導入検討の際にチェックすべき製品のポイントを次のようにまとめている。

・「システム」に「業務」を合わせるのではなく、現場の業務改善にシステムが寄り添うことができる”カスタマイズ性”
・今は最新でも数年後には古くなってしまうシステムではなく、OSやブラウザ、モバイルデバイスのアップデートについていける”開発継続性”
・新バージョンでも過去から蓄え続けた情報資産を引き続き利用する事ができる”下位互換性”
・グローバルを意識したマルチリンガル、複数のOS・デバイスへの対応、クラウドを筆頭とした新たな外部サービスとの連携が出来る標準技術への対応などの国内や単一技術に閉じない”オープン性”

社内システムは一度導入すれば、それで終わりではなく、継続的に業務で利用することになる。その間にも周りは常に進化を続けるため、そうした進化についていける「柔軟性を持った製品を選ぶ」ということが移行・導入検討の最大のポイントなのではないだろうか。

今年の4月に「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」をリリースしたIBMでは、システム改革・ワークスタイル改革にさらに力を入れている。長年の信頼から、導入企業の多い 旧Lotus Notes/Domino（ロータス ノーツ）だが、古いバージョンのまま使い続けられているケースも多い。今後も使い続けるべきか、それとも移行かという岐路に立たされている企業も多いのではないだろうか。
IBMでは、「IBM Notes/Domino 9.0 Social Edition」リリース後も、定期的にイベント・セミナーを開催しており、旧Lotus Notes/Domino導入企業の移行やバージョンアップに対する、積極的なサポートを行っている。IBMサイトでは、事例などの紹介も掲載されているので、ぜひご覧いただきたい。

■イノベーションを続ける企業へ
変わりゆくワークスタイル環境への対応は、もはや当たり前のことと感じていただけただろうか。
こうした環境整備の重要性を理解している企業は、早くから対応を進めている。
IBMが2013年に実施したグローバル経営層スタディー（世界70カ国、20以上の業種にわたるCxOのインタビュー結果からの洞察をまとめたレポート）では「自社の将来に影響を及ぼす重要な外部要因はテクノロジーと考えており、今後2-3年のうちに重点的に社内コラボレーション／ソーシャルネットワーキングに投資をする」という結果がでている。
その狙いは「イノベーション」を巻き起こすこと。高成長企業は常に「イノベーション」を続けているのだ。「現状維持で良い」と思っている企業こそ、そろそろ社内システム改革に着手してはどうだろうか。
これを読んでいただいた方には「時代遅れ」ではない「イノベーティブ」な企業、ビジネスマンへと常に進化し続けていただきたい。

<関連リンク>
【関連セミナー】　11/27 開催！ Notes/Domino Revolution Day
http://www.sbbit.jp/eventinfo/18400?ref=131108IBMHVS2
IBM Connect Japan 2013 当日（2013年5月30日）の基調講演動画
http://bit.ly/16KTbU5
IBM Collaboration Software
http://ibm.co/16KT4rM
IBM 個客価値の共創
http://ibm.co/HKwb0T